« C’est bien la première fois que vous me demandez mes pièces pour le REQ! Ça va être long de faire le tour… C’est vraiment nécessaire? » Cette question est récurrente dernièrement. Pourquoi? Parce que les règles du Registraire des entreprises ont changé!
En effet, depuis le 31 mars 2023, le Registraire des entreprises du Québec (le « REQ« ) exige qu’on lui fournisse les pièces d’identité des administrateurs d’une entreprise inscrite au registre. Il s’agit d’une des mesures entrées récemment en vigueur dans le but d’améliorer l’exactitude des informations relatives aux personnes physiques déclarées au registre. Il est ainsi nécessaire de fournir les pièces pour les administrateurs déclarés au registre et lors de chaque ajout d’un nouvel administrateur.
Bien noter que cette obligation vise uniquement les administrateurs. Elle ne vise pas les autres personnes liées à l’entreprise, telles que les bénéficiaires ultimes, les actionnaires, les associés, etc.
Lorsque requis, vous devrez ainsi fournir, pour le REQ, une copie d’une pièce d’identité valide, c’est-à-dire qu’elle doit être non expirée. De plus, la copie de cette pièce d’identité devra être lisible. Le REQ indique que la copie de la pièce d’identité est conservée par le REQ jusqu’à la date de l’immatriculation de l’entreprise ou du dépôt de la déclaration de mise à jour au dossier de l’entreprise et que cette copie est ensuite détruite
Pour résumer : vous pouvez faire confiance à votre équipe juridique si elle vous demande ces pièces d’identité pour les besoins du REQ et restez méfiant dans les autres circonstances.
Vous avez des questions relatives aux changements survenus le 31 mars 2023 relativement à la transparence exigées des entreprises? Faites appel à notre département de Droit des affaires qui se fera un plaisir de vous expliquer le tout et vous aider à vous conformer à la loi.
